1. Facturez immédiatement après la livraison
La mesure la plus simple de cette liste est aussi la plus efficace. Une facture envoyée deux semaines après la livraison signale à votre client que le paiement n’est pas urgent, et elle reporte votre échéance sur sa prochaine série de paiements, laquelle n’a lieu qu’une fois par mois dans beaucoup d’entreprises. Deux semaines de retard de votre côté en deviennent donc six du sien.
2. Rédigez la facture de manière si détaillée que toute discussion devient sans objet
Prévenir un litige coûte bien moins cher que de le gagner. Décrivez ce qui a été livré, quand, à quel prix unitaire, et renvoyez explicitement au devis ou à la commande s’il y en a eu un — par numéro et par date. En Belgique, cela compte doublement : une facture qui n’est pas contestée en temps utile est traitée tout autrement qu’une facture contestée, et la voie administrative de recouvrement que nous décrivons dans cet article n’est ouverte que pour les créances non contestées.
3. Contactez votre client le lendemain de l’échéance
Pas une semaine plus tard : le lendemain. Un bref appel téléphonique d’une personne obtient davantage que trois rappels automatiques, et il vous dit immédiatement si vous avez affaire à un oubli, à un problème de trésorerie ou à un prétexte. Confirmez l’appel par e-mail, afin que la date et la promesse soient consignées par écrit.
4. Faites rédiger de véritables conditions générales — et communiquez-les avant la conclusion du contrat
C’est l’ensemble de clauses qui décide de la part de votre argent que vous conservez, et le droit belge est strict quant au moment où elles doivent parvenir à votre client : les conditions doivent être communiquées avant la conclusion de l’accord. En pratique, cela signifie avec le devis, puis répétées sur la confirmation de commande et sur chaque facture ultérieure. Des conditions qui apparaissent pour la première fois sur la facture arrivent après la conclusion de l’affaire et ne sont, en règle, pas opposables. Quatre dispositions font l’essentiel du travail :
- un délai de réclamation bref et clair, dans lequel la facture doit être contestée par écrit ;
- des intérêts de retard ;
- une clause pénale forfaitaire — 10 % du principal est le taux d’usage en Belgique ;
- une clause de réserve de propriété, afin que les biens livrés restent les vôtres jusqu’à leur paiement.
Sans clause pénale opposable, le coût du recouvrement de votre argent sort de votre poche et non de celle de votre débiteur. Si vous vendez régulièrement en Belgique et que vos conditions ont été rédigées pour un autre ordre juridique, les faire vérifier au regard du droit belge est un petit investissement contre une perte récurrente.
5. Un plan de paiement ? Cela mérite généralement réflexion
Généralement, oui — dans des limites raisonnables. Un juge belge saisi d’une demande de termes et délais accorde de toute façon souvent l’équivalent de six mois ; un plan structuré que vous avez négocié vous-même est donc rarement moins bon que le résultat qui vous serait imposé, et il vous épargne le délai et le coût d’une procédure. Mettez-le par écrit, fixez les dates et les montants, et prévoyez que la totalité du solde redevient exigible si une seule échéance n’est pas respectée.
6. Profitez du plan de paiement pour obtenir une sûreté
Un client qui demande du temps est un client qui a besoin de quelque chose de vous. C’est le moment — et souvent le seul — où vous pouvez demander au gérant une caution personnelle en marge du plan. Si la société tombe ensuite en faillite, cette caution fait toute la différence entre déclarer une créance dans une insolvabilité et disposer d’un interlocuteur encore solvable.
7. « Je n’ai jamais reçu votre facture »
Entre entreprises, cet argument pèse peu. Le droit belge attache une valeur probante à une comptabilité régulièrement tenue et, depuis que la facturation passe par le réseau Peppol, l’envoi peut de toute façon être démontré par le relevé de transmission. Tenez votre comptabilité en ordre et gardez votre preuve d’envoi à portée de main : la discussion se termine avant d’avoir commencé.
La prévention est contractuelle, pas commerciale
Ces mesures relèvent de l’organisation et du contrat plutôt que du commercial : elles se règlent bien avant le premier rappel, et surtout dans vos conditions générales, qui déterminent ce que vous pouvez réclamer en plus du principal lorsque les choses tournent mal. Les entreprises qui maîtrisent les deux n’ont pas moins de mauvais payeurs ; elles y perdent nettement moins d’argent.
Vous en êtes déjà là ? Si la facture est échue et non contestée, téléversez-la : un avocat belge met votre débiteur en demeure dans les 24 heures. Vous n’avancez rien.