1. Rechnen Sie sofort nach der Lieferung ab
Die einfachste Maßnahme dieser Liste ist zugleich die wirksamste. Eine Rechnung, die zwei Wochen nach der Lieferung versandt wird, signalisiert Ihrem Kunden, dass die Zahlung nicht dringend ist, und verschiebt die Fälligkeit in seinen nächsten Zahlungslauf, der in vielen Unternehmen nur einmal im Monat stattfindet. Zwei Wochen Verzögerung auf Ihrer Seite werden so zu sechs Wochen auf seiner.
2. Formulieren Sie die Rechnung so genau, dass eine Diskussion sinnlos wird
Eine Bestreitung zu verhindern ist weit günstiger, als sie zu gewinnen. Beschreiben Sie, was wann zu welchem Einzelpreis geliefert wurde, und verweisen Sie ausdrücklich — mit Nummer und Datum — auf das Angebot oder die Bestellung, sofern es sie gab. In Belgien zählt das doppelt: Eine nicht fristgerecht beanstandete Rechnung wird ganz anders behandelt als eine beanstandete, und der außergerichtliche Beitreibungsweg, den wir in diesem Artikel beschreiben, steht nur für unbestrittene Forderungen offen.
3. Melden Sie sich am Tag nach der Fälligkeit bei Ihrem Kunden
Nicht eine Woche später, sondern am Tag danach. Ein kurzes Telefonat von Mensch zu Mensch bewirkt mehr als drei automatische Mahnungen, und Sie erfahren sofort, ob es sich um ein Versehen, ein Liquiditätsproblem oder eine Ausrede handelt. Bestätigen Sie das Gespräch per E-Mail, damit Datum und Zusage schriftlich festgehalten sind.
4. Lassen Sie belastbare Geschäftsbedingungen erstellen — und teilen Sie sie vor Vertragsschluss mit
Kein anderes Klauselwerk entscheidet so unmittelbar darüber, wie viel von Ihrem Geld Ihnen bleibt, und das belgische Recht ist streng, was den Zeitpunkt angeht: Die Bedingungen müssen vor Abschluss der Vereinbarung mitgeteilt werden. In der Praxis heißt das: mit dem Angebot, wiederholt auf der Auftragsbestätigung und danach auf jeder Rechnung. Bedingungen, die erstmals auf der Rechnung auftauchen, erreichen den Kunden nach dem Geschäftsabschluss und binden ihn in der Regel nicht. Vier Bestimmungen tragen dabei die Hauptlast:
- eine kurze, klare Rügefrist, innerhalb derer die Rechnung schriftlich zu beanstanden ist;
- Verzugszinsen;
- eine Schadensklausel als pauschalierte Schadenspauschale — in Belgien sind 10 % der Hauptforderung üblich;
- ein Eigentumsvorbehalt, damit gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung Ihr Eigentum bleibt.
Ohne durchsetzbare Schadensklausel tragen Sie die Kosten der Beitreibung Ihres Geldes selbst statt Ihr Schuldner. Wenn Sie regelmäßig nach Belgien verkaufen und Ihre Bedingungen für eine andere Rechtsordnung geschrieben wurden, ist deren Prüfung am belgischen Recht eine kleine Investition gegen einen wiederkehrenden Verlust.
5. Ein Zahlungsplan? Meist eine Überlegung wert
Meist ja — in vernünftigen Grenzen. Ein belgisches Gericht, das um Zahlungsfristen ersucht wird, gewährt ohnehin häufig etwa sechs Monate; ein selbst ausgehandelter, strukturierter Plan ist daher selten schlechter als das Ergebnis, das Ihnen zugesprochen würde, und er kommt ohne die Dauer und die Kosten eines Verfahrens aus. Halten Sie ihn schriftlich fest, legen Sie Termine und Beträge fest und bestimmen Sie, dass der gesamte Restbetrag wieder fällig wird, sobald eine Rate ausbleibt.
6. Nutzen Sie den Zahlungsplan, um Sicherheiten zu erhalten
Ein Kunde, der um Zeit bittet, ist ein Kunde, der etwas von Ihnen braucht. Das ist der Moment — und oft der einzige —, in dem Sie neben dem Plan eine persönliche Bürgschaft des Geschäftsführers verlangen können. Wird das Unternehmen später insolvent, ist diese Bürgschaft der Unterschied zwischen einer Forderungsanmeldung im Insolvenzverfahren und einem Ansprechpartner, der noch zahlungsfähig ist.
7. „Ich habe Ihre Rechnung nie erhalten“
Zwischen Unternehmen hat dieses Argument wenig Gewicht. Das belgische Recht misst einer ordnungsgemäß geführten Buchhaltung Beweiswert bei, und seit die Rechnungsstellung über das Peppol-Netzwerk läuft, lässt sich der Versand ohnehin aus dem Übertragungsprotokoll nachweisen. Halten Sie Ihre Buchhaltung in Ordnung und Ihren Versandnachweis bereit, und die Diskussion endet, bevor sie beginnt.
Vorbeugung ist vertraglich, nicht kommerziell
Diese Maßnahmen sind organisatorischer und vertraglicher, nicht kommerzieller Natur: Sie entscheiden sich lange vor der ersten Mahnung, und vor allem in Ihren Geschäftsbedingungen, die bestimmen, was Sie zusätzlich zur Hauptforderung verlangen dürfen, sobald etwas schiefgeht. Unternehmen, die beides im Griff haben, haben nicht weniger säumige Kunden; sie verlieren an ihnen erheblich weniger Geld.
Sie sind bereits über diesen Punkt hinaus? Ist die Rechnung fällig und unbestritten, laden Sie sie hoch, und ein belgischer Rechtsanwalt setzt Ihren Schuldner innerhalb von 24 Stunden in Verzug. Sie zahlen nichts im Voraus.