Datenschutzerklärung — Collect in Belgium

1. Wer Ihre Daten verarbeitet

Verantwortlicher ist Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, Belgien, Unternehmensnummer 1003.724.128. Collect in Belgium ist ein Dienst dieser Kanzlei.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie uns jederzeit: per Post an die vorstehende Anschrift mit dem Vermerk “Privacy”, per E-Mail an info@flexbusinesslaw.be oder telefonisch unter +32 52 48 11 34.

2. Was wir verarbeiten

Über diese Anwendung verarbeiten wir:

• Ihre Kontaktdaten: den Namen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer, die Sie im letzten Schritt eingeben;
• die Rechnungen, die Sie hochladen, und alles, was darauf steht: Ihre eigenen Angaben, die Identität und die Kontaktdaten Ihres Schuldners (Name, Unternehmensnummer, Anschrift und, soweit angegeben, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), die Beträge, die Daten und die Beschreibung dessen, was in Rechnung gestellt wurde;
• Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sofern Sie diese hochladen;
• was Sie selbst ergänzen oder berichtigen: erhaltene Teilzahlungen und Korrekturen der automatisch ausgelesenen Angaben;
• Ihre Erklärungen: dass die Angaben zutreffen, dass die Rechnungen nie bestritten wurden, und Ihre Annahme unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie sie angekreuzt haben.

Wir verwenden keine Tracking-Cookies und führen keine Besucherstatistiken.

3. Warum wir sie verarbeiten und auf welcher Grundlage

• Um Ihre Inkassoakte zu eröffnen und zu bearbeiten und Ihre Forderung beizutreiben. Rechtsgrundlage: die Erfüllung des Vertrags, den Sie mit uns schließen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Um Ihren Schuldner in Anspruch zu nehmen. Die Daten des Schuldners erhalten wir von Ihnen sowie aus öffentlichen oder privaten Quellen wie der belgischen Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE), den hinterlegten Jahresabschlüssen und dem zentralen Register der Pfändungsmitteilungen (CBB). Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse unseres Mandanten an der Beitreibung seiner Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Um Ihnen Rechnung zu stellen, unseren buchhalterischen und steuerlichen Pflichten nachzukommen und die Geldwäschebekämpfungsvorschriften einzuhalten. Rechtsgrundlage: eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wie die allgemeine Datenschutzerklärung der Kanzlei ausführt, dürfen die Daten von Mandanten — sofern die betroffene Person nicht widerspricht — für Direktmarketingzwecke verwendet werden. Sie können dem jederzeit und kostenfrei widersprechen.

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen. Die Angaben werden mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch aus Ihrer Rechnung ausgelesen, doch prüfen und berichtigen Sie sie selbst in der Anwendung, und Ihre Akte wird von unseren Rechtsanwälten bearbeitet.

4. Mit wem wir sie teilen

Ihre Akte wird von den Rechtsanwälten und Mitarbeitern der Kanzlei bearbeitet, die der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen. Für diese Anwendung greifen wir darüber hinaus zurück auf:

• Anthropic PBC (Vereinigte Staaten) — liest über seine Claude API die Angaben aus der von Ihnen hochgeladenen Rechnung aus. Das Dokument wird zu diesem Zweck an diesen Dienst übermittelt und nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Resend (Vereinigte Staaten) — versendet die E-Mail, mit der Ihre Akte und Ihre Dokumente die Kanzlei erreichen.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen, Belgien — die Aktenverwaltungssoftware der Kanzlei.
• die Partei, die diese Anwendung hostet.

Mit jedem von ihnen besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen — bei Anthropic und Resend, beide in den Vereinigten Staaten — geschieht dies auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, sodass Ihre Daten dort ein gleichwertiges Schutzniveau genießen.

Die Beitreibung einer Forderung bedeutet auch, Ihren Schuldner anzusprechen: Die Rechnung und die Angaben zu Ihrer Forderung werden dem Schuldner in einer Inverzugsetzung vorgehalten und, soweit erforderlich, an einen Gerichtsvollzieher, ein Gericht oder den Rechtsbeistand des Schuldners weitergegeben. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, das Gesetz verpflichtet uns dazu.

5. Wie lange wir sie aufbewahren

• Auf dem Server dieser Anwendung: nichts. Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente werden im selben Vorgang ausgelesen und per E-Mail an die Kanzlei weitergeleitet; auf diesem Server werden sie nicht gespeichert.
• In unserer Akte: Die elektronischen Daten werden für die Dauer des Auftrags aufbewahrt und danach für mindestens 5 Jahre, woraufhin sie unter den abgeschlossenen Akten archiviert werden. Papierakten können 5 Jahre nach Schließung der Akte vernichtet werden.
• Bei unseren Auftragsverarbeitern: Sie bewahren die Daten nur so lange auf, wie sie sie zur Erbringung ihrer Leistung benötigen, nach Maßgabe des mit ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

6. Sicherheit

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu wahren und sie vor zufälliger oder unrechtmäßiger Vernichtung, vor Verlust, Veränderung sowie vor unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu schützen. Der gesamte Datenverkehr mit dieser Anwendung läuft über eine verschlüsselte Verbindung, und alles, was Sie uns übermitteln, unterliegt darüber hinaus der anwaltlichen Schweigepflicht.

7. Ihre Rechte

Sie können uns jederzeit kontaktieren, um die folgenden Rechte auszuüben:

• ein Antrag auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten oder auf deren Berichtigung;
• ein Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
• ein Antrag auf Einschränkung der Verarbeitung;
• ein Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• der Widerruf Ihrer Einwilligung;
• ein Widerspruch gegen eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall ohne menschliches Zutun, die Sie erheblich beeinträchtigt;
• eine Beschwerde, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir nicht im Einklang mit dem Datenschutzrecht handeln. Sie können diese auch bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be einreichen.

Im Rahmen unserer rechtlichen Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten auf der Grundlage des berechtigten Interesses unseres Mandanten. Wir werden den vorstehenden Widersprüchen daher nicht nachkommen können, soweit wir diese Daten benötigen, um unseren Auftrag im Interesse unseres Mandanten auszuführen, oder soweit die anwaltliche Schweigepflicht entgegensteht.

8. Sind Sie das Unternehmen, gegen das eine Forderung eingereicht wurde?

Dann verarbeiten wir Ihre Daten, ohne sie von Ihnen erhalten zu haben. Sie sind über unseren Mandanten zu uns gelangt — in der Regel aus einer unbezahlten Rechnung — und wir haben sie um Daten aus öffentlichen Quellen ergänzt, etwa aus der belgischen Zentralen Datenbank der Unternehmen, den bei der Belgischen Nationalbank hinterlegten Jahresabschlüssen und dem zentralen Register der Pfändungsmitteilungen.

Die vorstehend beschriebenen Rechte gelten auch für Sie. Bitte berücksichtigen Sie, dass die anwaltliche Schweigepflicht und das berechtigte Interesse unseres Mandanten es uns verwehren können, einem Antrag nachzukommen, und dass wir Sie aus demselben Grund nicht immer vorab über die Verarbeitung informieren können (Art. 14 Abs. 5 DSGVO).

9. Änderungen

Diese Erklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden, innerhalb der Grenzen des Datenschutzrechts. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.