Privacyverklaring — Collect in Belgium

1. Wie uw gegevens verwerkt

De verwerkingsverantwoordelijke is Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, België, ondernemingsnummer 1003.724.128. Collect in Belgium is een dienst van dit kantoor.

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u ons steeds bereiken: per post op het bovenstaande adres met de vermelding “Privacy”, per e-mail op info@flexbusinesslaw.be, of telefonisch op +32 52 48 11 34.

2. Wat wij verwerken

Via deze applicatie verwerken wij:

• uw contactgegevens: de naam, de onderneming, het e-mailadres en het telefoonnummer die u in de laatste stap invult;
• de facturen die u oplaadt en alles wat daarop staat: uw eigen gegevens, de identiteit en de contactgegevens van uw debiteur (naam, ondernemingsnummer, adres en, indien vermeld, e-mailadres en telefoonnummer), de bedragen, de data en de omschrijving van wat werd gefactureerd;
• uw algemene voorwaarden, indien u die oplaadt;
• wat u zelf toevoegt of corrigeert: ontvangen deelbetalingen en correcties op de automatisch uitgelezen gegevens;
• uw verklaringen: dat de gegevens juist zijn, dat de facturen nooit werden betwist, en uw aanvaarding van onze algemene voorwaarden, met het ogenblik waarop u ze hebt aangevinkt.

Wij gebruiken geen trackingcookies en houden geen bezoekersstatistieken bij.

3. Waarom wij ze verwerken, en op welke grondslag

• Om uw invorderingsdossier te openen en te behandelen en om uw schuldvordering te innen. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit (art. 6, lid 1, b) AVG).
• Om uw debiteur aan te spreken. De gegevens van de debiteur ontvangen wij van u en uit openbare of private bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), de neergelegde jaarrekeningen en het Centraal Bestand van Berichten (CBB). Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van onze cliënt bij de invordering van zijn schuldvordering (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Om u te factureren en om te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, en om de antiwitwaswetgeving na te leven. Rechtsgrond: een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c) AVG).

Zoals de algemene privacyverklaring van het kantoor vermeldt, mogen de gegevens van cliënten — behoudens bezwaar van de betrokkene — worden aangewend voor direct marketing doeleinden. U kunt zich daartegen op elk ogenblik kosteloos verzetten.

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. De gegevens worden automatisch uit uw factuur uitgelezen, met behulp van artificiële intelligentie, maar u controleert en corrigeert ze zelf in de applicatie, en uw dossier wordt door onze advocaten behandeld.

4. Met wie wij ze delen

Uw dossier wordt behandeld door de advocaten en de medewerkers van het kantoor, die gebonden zijn door het beroepsgeheim. Voor deze applicatie doen wij daarnaast een beroep op:

• Anthropic PBC (Verenigde Staten) — leest de gegevens uit de factuur die u oplaadt, via haar Claude API. Het document wordt daartoe naar die dienst gestuurd en wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
• Resend (Verenigde Staten) — verstuurt de e-mail waarmee uw dossier en uw documenten bij het kantoor terechtkomen.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen, België — de dossierbeheersoftware van het kantoor.
• de partij die deze applicatie host.

Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Waar gegevens de Europese Economische Ruimte verlaten — bij Anthropic en Resend, beide in de Verenigde Staten — gebeurt dat op grond van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat uw gegevens daar een gelijkwaardig beschermingsniveau genieten.

Een schuldvordering innen betekent ook uw debiteur aanspreken: de factuur en de gegevens van uw schuldvordering worden aan de debiteur voorgelegd in een ingebrekestelling en, waar nodig, gedeeld met een gerechtsdeurwaarder, een rechtbank of de raadsman van de debiteur. Daarbuiten geven wij uw gegevens niet door aan derden, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang wij ze bewaren

• Op de server van deze applicatie: niets. De documenten die u oplaadt, worden in dezelfde beweging uitgelezen en per e-mail naar het kantoor doorgestuurd; zij worden niet op deze server bewaard.
• In ons dossier: de elektronische gegevens worden bijgehouden gedurende de looptijd van de opdracht en worden nadien minstens 5 jaar bijgehouden, waarna zij worden gearchiveerd onder de afgesloten dossiers. Papieren dossiers kunnen 5 jaar na de afsluiting van het dossier worden vernietigd.
• Bij onze verwerkers: zij bewaren de gegevens enkel zolang zij die nodig hebben om hun dienst te leveren, onder de met hen gesloten verwerkersovereenkomst.

6. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en ze te beschermen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang. Al het verkeer met deze applicatie verloopt over een versleutelde verbinding, en alles wat u ons bezorgt, valt daarnaast onder het beroepsgeheim van de advocaat.

7. Uw rechten

U kunt ons op elk ogenblik contacteren om de volgende rechten uit te oefenen:

• een verzoek tot inzage in of verbetering van uw persoonsgegevens;
• een verzoek tot wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek tot beperking van de verwerking;
• een bezwaar tegen de verwerking;
• de intrekking van uw toestemming;
• een bezwaar tegen volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming zonder menselijke tussenkomst die u in aanzienlijke mate treft;
• een klacht indien u meent dat wij niet handelen in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving. U kunt die ook indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

In het kader van onze juridische dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang van onze cliënt. Wij zullen dan ook geen gevolg kunnen geven aan de bovenstaande bezwaren wanneer wij die gegevens nodig hebben om onze opdracht in het belang van onze cliënt uit te voeren, of wanneer het beroepsgeheim zich daartegen verzet.

8. Bent u de onderneming tegen wie een schuldvordering werd ingediend?

Dan verwerken wij uw gegevens zonder ze van u te hebben ontvangen. Zij bereikten ons via onze cliënt — doorgaans uit een onbetaalde factuur — en wij hebben ze aangevuld met gegevens uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, de bij de Nationale Bank van België neergelegde jaarrekeningen en het Centraal Bestand van Berichten.

De hierboven omschreven rechten gelden ook voor u. Houd er rekening mee dat het beroepsgeheim van de advocaat en het gerechtvaardigd belang van onze cliënt eraan in de weg kunnen staan dat wij gevolg geven aan een verzoek, en dat wij u om dezelfde reden niet altijd vooraf over de verwerking kunnen informeren (art. 14, lid 5 AVG).

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de grenzen van de gegevensbeschermingswetgeving. De meest recente versie is steeds op deze pagina beschikbaar.