Déclaration de confidentialité — Collect in Belgium

1. Qui traite vos données

Le responsable du traitement est Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, Belgique, numéro d’entreprise 1003.724.128. Collect in Belgium est un service de ce cabinet.

Si vous avez des questions sur le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous joindre : par courrier à l’adresse ci-dessus avec la mention “Privacy”, par e-mail à info@flexbusinesslaw.be, ou par téléphone au +32 52 48 11 34.

2. Ce que nous traitons

Par le biais de cette application, nous traitons :

• vos coordonnées : le nom, l’entreprise, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone que vous encodez à la dernière étape ;
• les factures que vous téléversez et tout ce qui y figure : vos propres données, l’identité et les coordonnées de votre débiteur (nom, numéro d’entreprise, adresse et, lorsqu’elles y sont mentionnées, adresse e-mail et numéro de téléphone), les montants, les dates et la description de ce qui a été facturé ;
• vos conditions générales, si vous les téléversez ;
• ce que vous ajoutez ou corrigez vous-même : les paiements partiels reçus et les corrections apportées aux données extraites automatiquement ;
• vos déclarations : que les données sont exactes, que les factures n’ont jamais été contestées, et votre acceptation de nos conditions générales, avec le moment où vous les avez cochées.

Nous n’utilisons pas de cookies de suivi et ne tenons aucune statistique de visite.

3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base

• Pour ouvrir et traiter votre dossier de recouvrement et pour récupérer votre créance. Base légale : l’exécution du contrat que vous concluez avec nous (art. 6, § 1er, b) RGPD).
• Pour agir contre votre débiteur. Nous recevons les données du débiteur de votre part ainsi que de sources publiques ou privées telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), les comptes annuels déposés et le Fichier central des avis (FCA). Base légale : l’intérêt légitime de notre client à récupérer sa créance (art. 6, § 1er, f) RGPD).
• Pour vous facturer et pour satisfaire à nos obligations comptables et fiscales, ainsi que pour respecter la législation anti-blanchiment. Base légale : une obligation légale (art. 6, § 1er, c) RGPD).

Comme l’indique la déclaration de confidentialité générale du cabinet, les données des clients peuvent — sauf opposition de la personne concernée — être utilisées à des fins de marketing direct. Vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans frais.

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les données sont extraites automatiquement de votre facture à l’aide de l’intelligence artificielle, mais vous les vérifiez et les corrigez vous-même dans l’application, et votre dossier est traité par nos avocats.

4. Avec qui nous les partageons

Votre dossier est traité par les avocats et les collaborateurs du cabinet, qui sont tenus au secret professionnel. Pour cette application, nous faisons en outre appel à :

• Anthropic PBC (États-Unis) — extrait les données de la facture que vous téléversez, au moyen de son API Claude. Le document est envoyé à ce service à cette fin et n’est pas utilisé pour entraîner des modèles.
• Resend (États-Unis) — envoie l’e-mail qui transmet votre dossier et vos documents au cabinet.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen, Belgique — le logiciel de gestion de dossiers du cabinet.
• la partie qui héberge cette application.

Un contrat de sous-traitance a été conclu avec chacun d’eux. Lorsque des données quittent l’Espace économique européen — chez Anthropic et Resend, tous deux établis aux États-Unis — cela a lieu sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, de sorte que vos données y bénéficient d’un niveau de protection équivalent.

Récupérer une créance suppose également de s’adresser à votre débiteur : la facture et les données de votre créance sont soumises au débiteur dans une mise en demeure et, si nécessaire, communiquées à un huissier de justice, à un tribunal ou au conseil du débiteur. En dehors de cela, nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf lorsque la loi nous y oblige.

5. Combien de temps nous les conservons

• Sur le serveur de cette application : rien. Les documents que vous téléversez sont lus et transmis au cabinet par e-mail dans la même opération ; ils ne sont pas conservés sur ce serveur.
• Dans notre dossier : les données électroniques sont conservées pendant la durée de la mission et sont ensuite conservées pendant une période d’au moins 5 ans, après quoi elles sont archivées sous les dossiers clôturés. Les dossiers papier peuvent être détruits 5 ans après la clôture du dossier.
• Chez nos sous-traitants : ils ne conservent les données que le temps nécessaire à la fourniture de leur service, dans le cadre du contrat de sous-traitance conclu avec eux.

6. Sécurité

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et de les protéger contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. L’ensemble du trafic avec cette application passe par une connexion chiffrée, et tout ce que vous nous transmettez est en outre couvert par le secret professionnel de l’avocat.

7. Vos droits

Vous pouvez nous contacter à tout moment pour exercer les droits suivants :

• une demande d’accès à vos données à caractère personnel ou de rectification de celles-ci ;
• une demande d’effacement de vos données à caractère personnel ;
• une demande de limitation du traitement ;
• une opposition au traitement ;
• le retrait de votre consentement ;
• une opposition à une décision individuelle entièrement automatisée, sans intervention humaine, qui vous affecte de manière significative ;
• une plainte si vous estimez que nous n’agissons pas conformément à la législation relative à la protection des données. Vous pouvez également l’introduire auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be.

Dans le cadre de nos services juridiques, nous traitons des données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime de notre client. Nous ne pourrons dès lors pas donner suite aux oppositions ci-dessus lorsque nous avons besoin de ces données pour exécuter notre mission dans l’intérêt de notre client, ou lorsque le secret professionnel s’y oppose.

8. Êtes-vous l’entreprise contre laquelle une créance a été introduite ?

Nous traitons alors vos données sans les avoir reçues de vous. Elles nous sont parvenues par notre client — généralement à partir d’une facture impayée — et nous les avons complétées par des données issues de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, les comptes annuels déposés auprès de la Banque nationale de Belgique et le Fichier central des avis.

Les droits décrits ci-dessus s’appliquent également à vous. Veuillez garder à l’esprit que le secret professionnel de l’avocat et l’intérêt légitime de notre client peuvent nous empêcher de donner suite à une demande, et que, pour la même raison, nous ne pouvons pas toujours vous informer du traitement au préalable (art. 14, § 5 RGPD).

9. Modifications

La présente déclaration peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la législation relative à la protection des données. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page.