Stel eerst één ding vast: is de factuur ooit betwist?
Tussen ondernemingen gaat het Belgische recht ervan uit dat een factuur die niet binnen een redelijke termijn wordt geprotesteerd, aanvaard is. Dat vermoeden is de grondslag van de snelle weg hieronder, en daarom vragen wij niet eerst hoe oud de schuld is, maar of er ooit iets is teruggekomen op die factuur — een mail over een verkeerde levering, een telefoontje over de hoeveelheid, een zin in een brief. Om het even wat.
Stilte is goed nieuws. Heeft uw klant nooit geprotesteerd, dan kan een buitengerechtelijke procedure een uitvoerbare titel opleveren zonder dat een rechter het dossier ooit ziet. Was er wél protest, zelfs laattijdig of ongegrond, dan sluit die weg zich en moet de vordering voor de rechtbank. Beide zijn werkbaar. Het zijn alleen niet dezelfde procedures, en weten welke van toepassing is vóór u begint, scheelt weken.
Wat u doet vóór u het dossier uit handen geeft
- Verzamel de correspondentie, niet alleen de factuur. De bestelling, de leveringsbon, de mailwisseling. Wat een betwist dossier beslecht, is zelden de factuur zelf.
- Kijk na wat uw eigen algemene voorwaarden zeggen over betaaltermijn, interest en schadebeding — en of uw klant ze ooit ontvangen heeft. Voorwaarden die u nooit meedeelde, binden niemand.
- Blijf geen herinneringen sturen. Na de tweede werken ze niet meer en geven ze vooral het signaal dat er niets zal volgen.
- Noteer de data. Factuurdatum, vervaldag, de datum van elke deelbetaling. Een deelbetaling is vaak een erkenning van de schuld, en dat speelt in uw voordeel.
Waarom het eigen land van de schuldeiser de verkeerde startplaats is
Een aanmaning uit het buitenland, in een taal die de debiteur niet met zijn boekhouder gebruikt, belandt doorgaans in een map in plaats van in de betalingen. Wat een Belgische onderneming wél in beweging brengt, is een brief van een Belgische advocaat, in het Nederlands of het Frans, die de volgende procedurestap en de bevoegde rechtbank bij naam noemt. De vordering richt zich tegen een vennootschap met zetel in België; de uitvoering gebeurt in België, door Belgische gerechtsdeurwaarders, volgens Belgische regels.
Wat wij doen
U laadt de onbetaalde facturen op en, als u ze hebt, uw algemene voorwaarden. Wij lezen de gegevens automatisch uit, u controleert ze, en het dossier gaat dezelfde dag open. Daarna sturen wij de ingebrekestelling, volgen wij op, en — als de vordering onbetwist is en blijft — nemen wij de buitengerechtelijke weg naar een uitvoerbare titel. Betwist de debiteur toch, dan stopt het dossier niet: het gaat over naar een gerechtelijke procedure, bij dezelfde advocaten, zonder dat u een tweede kantoor moet zoeken.
Wij werken in het Nederlands, Engels, Frans en Duits, en nemen uitsluitend B2B-vorderingen tegen debiteuren met zetel in België. Dat is bewust een smalle dienst: het is de dienst die wij sneller en beter doen dan een algemeen incassobureau.
Als u niet zeker weet of de debiteur nog kan betalen
Een vordering winnen tegen een lege vennootschap heeft geen zin. Vóór u zich aan een procedure verbindt, zegt een solvabiliteitsscreening van de debiteur wat de jaarrekening, het ondernemingsregister en de geregistreerde lasten leren over wat er nog te halen valt. Dat is een aparte dienst, bewust goedkoper geprijsd dan het op de harde manier ontdekken.