De Belgische handelspraktijk verbindt een zwaar gevolg aan stilzwijgen: een onderneming die een factuur ontvangt en ze niet binnen een redelijke termijn protesteert, wordt geacht ze aanvaard te hebben. Voor u als schuldeiser is dat vermoeden een van de nuttigste dingen in het dossier.
Aan hetzelfde woord “betwist” hangen echter twee verschillende vragen, met verschillende antwoorden. De eerste is praktisch: kunt u de snelle IOS-weg nog gebruiken? De tweede is juridisch: houdt het protest ook werkelijk stand? Houd die twee uit elkaar en de rest van dit artikel — en het grootste deel van uw invorderingsstrategie — volgt vanzelf.
Voor de administratieve weg telt elk bezwaar als een betwisting
De IOS-procedure staat enkel open voor onbetwiste vorderingen, en de Belgische praktijk leest dat strikt. Een protest dat veel te laat komt, een protest dat kennelijk ongegrond is, of een protest dat niet meer zegt dan “wij betwisten deze factuur” zonder één reden — elk daarvan haalt de administratieve weg onderuit. De gerechtsdeurwaarder kan niet afwegen of het bezwaar iets waard is; die beoordeling komt de rechter toe.
Dat is nuttig om te weten voor het u overkomt. Een debiteur die de truc kent, kan de goedkope weg met twee regels e-mail afsluiten. Wat die debiteur niet kan, is de schuld doen verdwijnen: een waardeloos protest kost u de snelweg, niet de vordering. Het verplaatst het dossier naar de rechtbank, waar het bezwaar ten gronde onderzocht wordt — en waar u, zoals ons artikel over de twee wegen aantoont, in feite aanzienlijk meer kunt vorderen.
Of het bezwaar standhoudt, is een aparte vraag
Voor een rechter wordt het bezwaar aan vier vereisten getoetst. Zij bepalen of uw debiteur nog geniet van het vermoeden van aanvaarding, dan wel zijn zaak zal moeten bewijzen.
Tijdig
“Zodra de omstandigheden het toelaten” is de maatstaf, en die omstandigheden verschillen. Goederen die nooit besteld werden, vragen een onmiddellijke reactie. Een complexe dienstverlening heeft redelijkerwijs tijd nodig om nagekeken te worden. Wat niet door de beugel kan, is een protest dat maanden later voor het eerst opduikt wanneer de gerechtsdeurwaarder aanbelt.
Gemotiveerd
“Wij betwisten deze factuur” is geen argument. De redenen waarom de factuur niet klopt, moeten duidelijk beschreven worden: wat niet geleverd werd, wat gebrekkig was, welke prijs in de plaats werd afgesproken. Voor een rechter weegt een kale ontkenning bijzonder licht. Let wel op de asymmetrie, en dat is de kern van dit artikel: diezelfde kale ontkenning volstaat nog altijd om de administratieve weg af te sluiten.
Schriftelijk
Een telefoongesprek heeft geen bewijswaarde; zes maanden later zijn er twee versies van en geen spoor. Een aangetekende zending blijft de veiligste weg. Wanneer partijen gewoonlijk per e-mail met elkaar handelen, worden gewone e-mails van en naar de gekende adressen doorgaans wel als bewijs aanvaard — wat aan twee kanten snijdt: het e-mailprotest van uw debiteur telt mee, en uw eigen correspondentie ook.
Tegen de juiste voorwaarden
De kleine lettertjes op de keerzijde van de factuur doen hier ter zake: een contractuele klachttermijn bepaalt, mits behoorlijk meegedeeld en aanvaard, de uiterste datum. Daarom hoort een schuldeiser zo’n beding te hebben en een debiteur het te lezen.
Twee praktische punten
“Ik heb de factuur nooit ontvangen.” Ontving uw debiteur de factuur niet, maar wel de herinnering, dan begint de verplichting om te reageren te lopen vanaf het ogenblik waarop hij er kennis van krijgt. Stilzwijgen na een herinnering blijft stilzwijgen.
Gedeeltelijke betwistingen. Een debiteur die het werkelijk oneens is met een deel van een factuur, hoort de redenen schriftelijk uiteen te zetten en het onbetwiste saldo te betalen. Wie het volledige bedrag inhoudt wegens een betwist onderdeel, is voor de rest in verzuim — en dat is een positie waarop wij onmiddellijk kunnen optreden.
Wanneer u bij ons een factuur oplaadt, bevestigt u dat ze nooit betwist werd. Neem dat letterlijk: elk schriftelijk bezwaar van uw debiteur telt, ook een laattijdig, ook een ongegrond, ook een kaal “wij betwisten dit”. Laat het ons weten als er een bestaat — het houdt ons niet tegen, het verandert de weg die wij nemen, en het van bij de start te weten bespaart een nutteloze stap.