1. Factureer onmiddellijk na levering
De eenvoudigste maatregel uit deze lijst is meteen ook de meest doeltreffende. Een factuur die pas twee weken na de levering vertrekt, geeft uw klant het signaal dat de betaling niet dringend is, en schuift uw vervaldag door naar zijn volgende betaalronde, die in veel ondernemingen één keer per maand plaatsvindt. Twee weken vertraging aan uw kant wordt zo zes weken aan de zijne.
2. Stel de factuur zo gedetailleerd op dat discussie zinloos wordt
Een betwisting voorkomen is veel goedkoper dan ze winnen. Beschrijf wat geleverd werd, wanneer, tegen welke eenheidsprijs, en verwijs uitdrukkelijk naar de offerte of de bestelling als die er was — met nummer en datum. In België telt dat dubbel: een factuur die niet tijdig geprotesteerd wordt, wordt heel anders behandeld dan een factuur die dat wel werd, en de IOS-procedure die wij in dit artikel beschrijven, staat enkel open voor onbetwiste vorderingen.
3. Contacteer uw klant de dag na de vervaldag
Niet een week later: de dag erna. Een kort telefoongesprek met een mens levert meer op dan drie automatische herinneringen, en het vertelt u meteen of u te maken hebt met een vergetelheid, een liquiditeitsprobleem of een uitvlucht. Bevestig het gesprek per e-mail, zodat de datum en de belofte schriftelijk vastliggen.
4. Laat degelijke algemene voorwaarden opstellen — en deel ze mee voor het contract gesloten is
Dit is de verzameling clausules die bepaalt hoeveel van uw geld u overhoudt, en het Belgische recht is streng over het ogenblik waarop ze uw klant moeten bereiken: de voorwaarden moeten worden meegedeeld voor de overeenkomst tot stand komt. In de praktijk betekent dat: bij de offerte, en herhaald op de orderbevestiging en op elke factuur daarna. Voorwaarden die pas op de factuur verschijnen, komen aan nadat de zaak beklonken is en zijn in de regel niet bindend. Vier bepalingen doen het zware werk:
- een korte, duidelijke klachttermijn waarbinnen de factuur schriftelijk moet worden geprotesteerd;
- verwijlintresten bij laattijdige betaling;
- een forfaitair schadebeding — 10% van de hoofdsom is in België het gebruikelijke cijfer;
- een beding van eigendomsvoorbehoud, zodat geleverde goederen van u blijven tot ze betaald zijn.
Zonder afdwingbaar schadebeding komt de kost van de invordering van uw geld uit uw eigen zak in plaats van uit die van uw debiteur. Verkoopt u geregeld in België en werden uw voorwaarden voor een ander rechtsstelsel geschreven, dan is een toetsing aan het Belgische recht een kleine investering tegen een terugkerend verlies.
5. Een afbetalingsplan? Meestal het overwegen waard
Meestal wel — binnen redelijke grenzen. Een Belgische rechter aan wie afbetalingstermijnen gevraagd worden, staat vaak toch iets toe in de orde van zes maanden, zodat een gestructureerd plan dat u zelf onderhandelde zelden slechter uitvalt dan wat u opgelegd zou krijgen, en dat zonder de vertraging en de kosten van een procedure. Leg het schriftelijk vast, bepaal de data en de bedragen, en neem op dat het volledige saldo opnieuw opeisbaar wordt zodra één schijf niet betaald wordt.
6. Gebruik het afbetalingsplan om zekerheid te bedingen
Een klant die uitstel vraagt, is een klant die iets van u nodig heeft. Dat is het moment — en vaak het enige moment — waarop u naast het plan een persoonlijke borgstelling van de zaakvoerder kunt vragen. Gaat de vennootschap later failliet, dan is die borg het verschil tussen een schuldvordering indienen in een faillissement en iemand kunnen aanspreken die nog solvabel is.
7. “Ik heb uw factuur nooit ontvangen”
Tussen ondernemingen weegt dat argument weinig. Het Belgische recht kent bewijswaarde toe aan een regelmatig gevoerde boekhouding, en nu de facturatie via het Peppol-netwerk verloopt, kan de verzending sowieso uit het transmissieverslag worden aangetoond. Houd uw boekhouding in orde en uw verzendbewijs bij de hand, en de discussie eindigt voor ze begint.
Preventie is contractueel, niet commercieel
Deze maatregelen zijn eerder organisatorisch en contractueel dan commercieel: ze liggen lang voor de eerste herinnering vast, en vooral in uw algemene voorwaarden, die bepalen wat u boven op de hoofdsom mag vorderen zodra het misloopt. Ondernemingen die beide op orde hebben, hebben niet minder trage betalers; ze verliezen er aanzienlijk minder geld aan.
Al voorbij dat punt? Is de factuur vervallen en onbetwist, laad ze dan op: een Belgische advocaat stelt uw debiteur binnen 24 uur in gebreke. U betaalt niets vooraf.